Система электронного документооборота (СЭД): что такое, особенности и рекомендации. Курсы и экзамены Обучение электронному документообороту

Важность этой части работы любого предприятия переоценить невозможно. От того, насколько точно, своевременно, профессионально и внимательно специалист по ведению электронного документооборота выполняет свои обязанности, зависят и коммерческий успех проекта, и его перспективы. Именно поэтому так важно уделять должное внимание вопросам профессиональной переподготовки офисных сотрудников.

Курсы повышения квалификации «Электронный документооборот»

Российский Фонд Образовательных Программ «Экономика и Управление» приглашает всех, кто может быть заинтересован в сотрудничестве, оценить большой выбор и отличное качество образовательных программ, разнообразие тем, удобный формат занятий. Мы предлагаем семинары и курсы для офис менеджеров, секретарей, а также других сотрудников и администраторов офиса, занимающихся электронным документооборотом. Все программы разработаны при активном участии практикующих экспертов в соответствующей бизнес-сфере, с учетом актуальных нормативных требований и рыночных тенденций.
Среди преимуществ наших семинаров и курсов по документообороту:

• работа с грамотными преподавателями - практиками;
• большой выбор тематик;
• качественный подход к обучению, запись видеозанятий для самостоятельного совершенствования знаний, общение с преподавателями по изученным темам.

Любой из курсов по электронному документообороту, представленных на нашем сайте, доступен к освоению в очном формате или в виде онлайн-трансляций.

Темы курсов электронный документооборот

Российский Фонд Образовательных Программ проводит семинары и курсы по офису и
электронному документообороту на следующие темы:

• Бережливый офис
• Архив кадровых документов
• Организация работы офиса
• Оформление документов
• Первичные документы
• Экспертиза ценности документа
• Аудит кадровых документов

При появлении любой новой технологии назревает вопрос - для чего это нужно, для кого и, последний, как это внедрять. О повсеместном переходе на электронный документооборот говорили 10 или больше лет назад, и до сих пор о нем говорят как о еще не завершившемся процессе. Бумажные документы по-прежнему присутствуют в организациях. Цифровая трансформация продолжается (или начинается, по мнению некоторых). Сколько же лет потребуется, чтобы принять на «службу» в канцелярию ИИ , и для решения каких задач это действительно будет эффективно?

Во-первых, госсектор - основной заказчик СЭД/ЕСМ -систем, госучреждения обрабатывают колоссальный объем документов с регламентированным временем их отработки, и от качества и эффективности документационного взаимодействия во многом зависит оперативность и эффективность работы органов государственной власти. Функции СЭД в госорганах не ограничиваются внутренним управлением, большой объем занимает внешний документооборот - коммуникация с гражданами и организациями по предоставлению государственных сервисов. В связи с развитием электронного правительства количество обрабатываемых запросов может достигать нескольких тысяч в день.

Во-вторых, процессы в государственных структурах типизированы, как и документы, поэтому применение интеллектуальных алгоритмов будет более эффективным, нежели в структуре, где сложная и уникальная организационная структура.

И, казалось бы, созданы все условия для того, чтобы выдернуть человека из процесса обработки документов, и полностью самостоятельный организм СЭД в тандеме с алгоритмами машинного обучения заработает, но на самом деле так думать рано. Во-первых, принятие решений по-прежнему остается за человеком, сколько бы алгоритмов ни подключили к обработке документа, они не смогут принять важное управленческое решение или решение о сокращении бюджета, например. Во-вторых, как показали исследования «Диджитал Дизайн », алгоритмы должны применяться к структурированным базам данных, тогда они смогут выполнять задачи с высокой точностью, поэтому уже сейчас стоит приступать к проектированию такой модели данных путем применения алгоритмов машинного обучения и анализа данных. Без участия человека на первом этапе обучения алгоритмов не обойтись. Как это правильно сделать и с чего начать - подскажут специалисты «Диджитал Дизайн», у которых уже есть практический опыт внедрения алгоритмов машинного обучения в СЭД.

- Выберите курс - Курс Microsoft Office Excel - 16ч Курс Microsoft Office PowerPoint - 18ч Интенсив-семинар Технология создания финансовых моделей в EXCEL - 8ч Экспресс-семинар Прикладное бюджетирование для начинающих - 8ч Курс Оператор 1С широкого профиля - 26ч Курс Оператор 1С - 16ч Курс 1С Бухгалтерия 8 ред.3.0.Практическое освоение бухучета с самого начала - 80ч Курс 1С Бухгалтерия 8 ред.3.0. Использование конфигурации – 32ч Курс 1С Бухгалтерия государственного учреждения 8 - 24ч Курс Пошаговый переход на новые стандарты бюджетного учета в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 - 16ч Семинар 1С Особенности учета НДС в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 (редакция 3.0) - 8ч Семинар Расчеты с подотчётными лицами: от теории до практики в 1С:Бухгалтерии 8 - 6ч Семинар Учет иностранных сотрудников в 1С:ЗУП 8 - 8ч Семинар Дети в 1С:ЗУП 8 - 8ч Семинар НДС и налог на прибыль 2019 - 7 ч. Семинар Зарплата 2019 - 7 ч. Семинар Финансовый анализ для бухгалтера - 7 ч. Семинар Учет операций ВЭД - 7 ч. Курс 1С Ошибки в учете - найти и обезвредить! - 9ч Курс 1С Простой переход на НДС 20% - 5ч Курс 1С Учет НДС (налог на добавленную стоимость) - 24ч Курс 1С Бухгалтерия 8. Первые шаги – 10ч Курс 1С Зарплата и управление персоналом 8. Первые шаги – 10ч Курс 1С Управление торговлей 8. Первые шаги – 10ч Курс 1С:Предприятие 8 Автоматизация налогового учета - 24ч Курс Теория бухгалтерского учета для начинающих - 24ч Курс 1С Управление торговлей редакция 11.3 - 40ч Курс 1С Управление торговлей 8, ред.11. Углубленное изучение возможностей программы - 32ч Курс 1С Управление Персоналом 8 - 16ч Курс 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 ред. 3.1 - 32ч Курс 1С Теория и практика расчета заработной платы в 1С Предприятие 8 - 80ч Курс 1С Зарплата и кадры бюджетного учреждения - 32ч Курс Кадровый учет в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.0 - 24ч Экспресс-курс Управленческий учет в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП - 6ч Курс 1С Розница 8. Использование конфигурации - 20ч Курс 1С: Комплексная автоматизация 8 – 40ч Курс 1С: Комплексная автоматизация 8. Торговые операции – 24ч Курс 1С: Комплексная автоматизация 8. Регламентированный учет – 32ч Курс Оперативное управление в малом бизнесе с использованием программы 1С Управление нашей фирмой 8, ред.1.4 - 24ч Курс 1С: Документооборот 8 – 16ч Курс 1С УПП 8.(ред.1.3)Концепция и торговый функционал - 24ч Курс 1С УПП 8.(ред.1.3)Планирование и Бюджетирование - 16ч Курс 1С УПП 8.(ред. 1.3) Регламентированный учет, Кадры, Зарплата - 24ч Курс 1С УПП 8.(ред. 1.3)Производственный учет - 16ч Курс Концепция прикладного решения 1С:ERP Управление предприятием 2 - 24ч Курс Управление производством и ремонтами в прикладном решении 1С:ERP Управление предприятием 2 - 32ч Курс Управленческий учет затрат, финансовый результат в прикладном решении 1С:ERP Управление предприятием 2 - 24ч Курс Концепция прикладного решения 1С:ERP Управление предприятием 2 - 24ч Курс Контент-менеджер 1С-Битрикс: Управление сайтом. Базовый курс – 16ч Курс Администратор 1С-Битрикс: Управление сайтом" и "1С-Битрикс24: Корпоративный портал" - 16ч Курс Разработчик 1С-Битрикс: Управление сайтом" и "1С-Битрикс24: Корпоративный портал" - 16ч Курс Разработчик 1С-Битрикс: Управление сайтом" и "1С-Битрикс24: Корпоративный портал. Уровень 2" - 16ч Курс 1С Предприятие. Введение в конфигурирование - 24ч Курс Азы программирования в системе 1С:Предприятие 8.3 - 24ч Курс Средства интеграции и обмена данными в системе 1С Предприятие 8 - 24ч Курс Использование языка запросов в системе 1С Предприятие 8.3 - 24ч Курс 1С Система компоновки данных – составление отчетов в системе "1С:Предприятие 8" – 24ч Курс Администрирование системы 1С:Предприятие 8 - 32ч Курс 1С Ведение учета при применении упрощенной системы налогообложения в 1С:Бухгалтерия 8 – 24ч Курс 1С:Предприятие 8. Решение оперативных задач – 16ч Курс 1С Конфигурирование в системе 1С:Предприятие 8.3 Решение бухгалтерских задач - 24ч Курс 1С Конфигурирование в системе 1С:Предприятие 8. Решение расчетных задач - 20ч Курс Основы графического дизайна в Adobe Photoshop для начинающих – 16ч Курс Практическое применение БИТ.ФИНАНС в части подсистем Казначейство и Бюджетирование - 32ч Курс Практические настройки механизма трансляции В БИТ.ФИНАНС - 16ч Курс ЦСО «Практика применения программы «1С:Бухгалтерия 8» на производственных предприятиях - 16 ак. ч. Курс ЦСО Практика применения программы «1С:Бухгалтерия 8» в торговле - 16ч Курс ЦСО Практика применения программы «1С:Бухгалтерия 8» в сфере услуг - 16ч Курс Практическое применение БИТ.ФИНАНС в части подсистем МСФО и Консолидация - 24ч Курс Практическое применение БИТ.ФИНАНС в части подсистемы Управление договорами - 16ч Курс БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО модуль Подрядчик - 16ч Курс БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО.Зарплата - 4ч Курс БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО модуль «Снабжение и склад» - 16ч Курс Быстрый старт в программе «БИТ.ЖКХ 8» - 8ч Курс Льготы и перерасчеты в программе «БИТ.ЖКХ 8» - 8ч Курс Интеграция БИТ.ЖКХ и «1С:Бухгалтерии Проф» - 8ч Семинар 1С: Управление торговлей 8 ред.11.3 для сотрудников склада и операторов 1С - 8ч Семинар 1С: Управление торговлей 8 ред.11.3 для сотрудников склада и операторов 1С - 8ч Семинар 1С: Управление торговлей 8 ред.11.3 для сотрудников склада и операторов 1С - 8ч Семинар 1С Ведение налогового учета и отражение ПБУ 18/02 в программе 1С:Бухгалтерия 8 - 5ч Семинар Особенности учета НДС в программе 1С Бухгалтерия предприятия 8 (редакция 3.0) - 10ч Семинар Расширенный учет основных средств в программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - 6ч Семинар УПП для бухгалтера - 6ч Курс 1С:Зарплата и управление персоналом. Переход c 2.5 на версию 3.1 Школа программирования для детей Учебная литература по 1С Участие в акции затрудняюсь ответить/другой курс

Приобретая систему "Е1 Евфрат", Вы оптимизируете все бизнес-процессы, протекающие внутри компании. Но для того, чтобы система позволяла получать максимальную выгоду от ее использования, облегчила ведение всех работ, а не только части из них (что иногда случается, преимущественно, из-за незнания функциональных возможностей СЭД), компания Cognitive Technologies разработала специальные пользовательские семинары, позволяющие узнать о системе абсолютно все!

Основные курсы пользовательских семинаров:

• Пользователь «Е1 Евфрат»
• Технолог «Е1 Евфрат»
• Администратор «Е1 Евфрат»
• Администратор делопроизводства «Е1 Евфрат»

В рамках лекционного курса проводится изучение основных функциональных возможностей системы, АРМ пользователя, рассматриваются базовые действия пользователя в системе. В ходе практических занятий слушатели отрабатывают кейсы в соответствии с методическими материалами непосредственно в системе «Е1 Евфрат». Курс позволяет приобрести основные навыки работы с пользовательским функционалом системы. Рекомендуется всем пользователям системы.

В рамках курса предусмотрено изучение средств и инструментария настройки объектов «Е1 Евфрат» (дизайнеры форм, маршрутов и отчетов), а также конфигурации системы. Практическая часть курса предполагает отработку навыков работы с данным инструментарием непосредственно в системе «Е1 Евфрат» в соответствии с включенными в методические материалы кейсами. Полученные по итогам прослушивания данного курса знания позволяют работать со всеми модулями настройки объектов системы. Рекомендуется сотрудникам, отвечающим за внедрение системы, разработку регистрационно-контрольных карточек организационных документов, отчетов, маршрутов, сценариев (скриптов) в РКК и бизнес-процессах.

СВ рамках курса предусмотрено изучение средств и инструментария настройки объектов «Е1 Евфрат» (дизайнеры форм, маршрутов и отчетов), а также конфигурации системы. Практическая часть курса предполагает отработку навыков работы с данным инструментарием непосредственно в системе «Е1 Евфрат» в соответствии с включенными в методические материалы кейсами. Полученные по итогам прослушивания данного курса знания позволяют работать со всеми модулями настройки объектов системы. Рекомендуется сотрудникам, отвечающим за внедрение системы, разработку регистрационно-контрольных карточек организационных документов, отчетов, маршрутов, сценариев (скриптов) в РКК и бизнес-процессах.

В рамках курса предусмотрено глубокое изучение функциональных возможностей системы и рассматриваются базовые действия пользователя, как в АРМ Пользователя, так и в АРМ администратора. В ходе практических занятий слушатели отрабатывают кейсы в соответствии с методическими материалами непосредственно в системе «Е1 Евфрат». Также слушатели получают базовые навыки общего администрирования (за исключением вопросов инсталляции системы на сервере и пользовательских рабочих местах). Курс позволяет приобрести основные навыки работы с пользовательским и администраторским функционалом системы. Рекомендуется всем пользователям системы «Е1 Евфрат», осуществляющим также базовое администрирование системы после ее инсталляции.

	Лекция+практика	Вебинар	Выездной семинар
Пользователь	6 000 рублей за слушателя	10 000 рублей	20 000 рублей (до 10 слушателей)
Технолог	18 000 рублей за слушателя	18 000 рублей	не предусмотрен
Администратор	15 000 рублей за слушателя	15 000 рублей	не предусмотрен
	15 000 рублей за слушателя	15 000 рублей	не предусмотрен
Пользователь	9 000 рублей за слушателя	10 000 рублей	20 000 рублей (до 10 слушателей)
Технолог	27 000 рублей за слушателя	18 000 рублей	не предусмотрен
Администратор	22 500 рублей за слушателя	15 000 рублей	не предусмотрен
Администратор делопроизводства	22 500 рублей за слушателя	15 000 рублей	не предусмотрен
Пользователь	7 800 рублей за слушателя	13 000 рублей	26 000 рублей (до 10 слушателей)
Технолог	23 400 рублей за слушателя	23 400 рублей	не предусмотрен
Администратор	19 500 рублей за слушателя	19 500 рублей	не предусмотрен
Администратор делопроизводства	19 500 рублей за слушателя	19 500 рублей	не предусмотрен
Пользователь	10 800 рублей за слушателя	13 000 рублей	26 000 рублей (до 10 слушателей)
Технолог	32 400 рублей за слушателя	23 400 рублей	не предусмотрен
Администратор	27 000 рублей за слушателя	19 500 рублей	не предусмотрен
Администратор делопроизводства	27 000 рублей за слушателя	19 500 рублей	не предусмотрен

Типовое обучение проводится в московском офисе Cognitive Technologies и позволяет освоить работу с базовой конфигурацией Е1 Евфрат.

При обучении более 5 сотрудников по выбранному курсу организации предоставляется скидка 10% на стоимость обучения.

При проведении лекции в учебном классе Cognitive Technologies максимальный размер группы составляет 12 человек, при проведении практического занятия - 6 человек.

При обучении на территории заказчика (при этом, помимо стоимости курса, оплачиваются командировочные расходы) размер лекционной группы не ограничен, размер группы в случае практического занятия не должен превышать 10 человек.

Любой проект по внедрению информационной системы, в т. ч. и СЭД, состоит из нескольких этапов. Это этапы проектирования, разработки, собственно внедрения, опытной и промышленной эксплуатации системы.

Но нельзя забывать о том, что после внедрения СЭД будущих пользователей необходимо обучить работе в системе. В данной статье будут рассмотрены основные методы организации обучения, примеры программ для различных групп сотрудников, вопросы их мотивации.

Подготовка к эффективному внедрению СЭД начинается заранее, еще на этапе проектирования системы, что существенно влияет на возврат инвестиций от всего проекта.

При этом немаловажным является процесс подготовки и организации обучения, который включает в себя комплектование групп, подготовку программы, выбор наиболее удобной формы проведения обучения и т. д. и в идеале должен осуществляться параллельно разработке СЭД.

А само обучение проводится непосредственно перед полноценным использованием СЭД в работе, поскольку полученные знания необходимо закреплять сразу после прохождения обучения, что позволит эффективно работать в СЭД не только делопроизводителям, но и всем сотрудникам компании.

Группы пользователей СЭД

Как правило, требования к будущим пользователям системы прописываются в техническом задании в разделе с описанием квалификации персонала, но зачастую эти требования весьма общие и не дают детального представления.

Не секрет, что с каждым годом квалификация и компетенции персонала, в т. ч. делопроизводителей и специалистов ИТ-подразделений компании, растут.

Те времена, когда компания просила внедрить СЭД, не имея представления о процессе и функционале системы, остались далеко позади. Сейчас многие делопроизводители имеют богатый опыт работы с различными СЭД и подходят к вопросу внедрения информационной системы профессионально.

В компетенции руководителей производственных подразделений обычно не входит глубокое знание документооборота и делопроизводства, т. к. они отвечают за основную производственную деятельность компании и СЭД для них является не основным, а вспомогательным инструментом.

Поэтому еще на этапе проектирования СЭД для разных групп пользователей разрабатываются различные интерфейсы по работе в системе.

Для делопроизводителей предусматривается расширенный функционал , а для руководителей подразделений и департаментов интерфейс проектируется в зависимости от их компетенций.

А интерфейс для руководителей компаний – отдельная тема, т. к. он требует особого подхода к настройке и разработке: для одних руководителей используется та же система, что и у делопроизводителей, но с другими настройками; для других – разрабатывается мобильное рабочее место с упрощенным интерфейсом для оперативной работы.

В этой связи программы обучения для разных пользователей также будут не одинаковыми .

Когда и кем осуществляется обучение

Обучение может осуществляться как собственными силами компании, так и с привлечением внешних консультантов, а также может использоваться смешанный подход. В любом случае, все работы курируются руководителем службы ДОУ.

Для успешного внедрения СЭД необходимо заранее продумать систему мотивации сотрудников по работе в Системе.

Еще на этапе проектирования СЭД разрабатываются показатели эффективности работы в системе и проектируются отчеты для оценки исполнительской дисциплины сотрудников .

Система мотивации согласовывается с руководством компании и отделом по работе с персоналом.

Организация и подготовка к корпоративному обучению СЭД осуществляется на поздних этапах разработки Системы.

Обучение сотрудников компании стартует на этапе опытной эксплуатации СЭД , а отработка полученных в результате проведенного обучения навыков идет уже на практике, во время промышленной эксплуатации системы.

На этапе промышленной эксплуатации системы в некоторых компаниях также организуют рабочую группу поддержки пользователей , которая проводит индивидуальные консультации пользователей на местах.

Эта поддержка может осуществляться как самостоятельно силами компании, так и с привлечением внешних консультантов.

Наиболее распространены случаи, когда в рабочую группу по внедрению СЭД и обучению сотрудников входят представители ИТ-подразделений, а сотрудник отдела делопроизводства курирует процесс и является консультантом по спорным делопроизводственным вопросам.

Программы обучения СЭД

При разработке программ обучения следует уделить особое внимание формированию учебных групп: их нужно формировать таким образом, чтобы обучающиеся относились к одной горизонтали карьерной лестницы и имели схожие полномочия по работе в СЭД.

В любом случае, если вам предоставили готовый список участников обучения, заранее проверьте состав группы, роли участников в системе и их полномочия. Для каждой группы пользователей должна быть составлена своя программа обучения.

Среди основных групп пользователей СЭД можно выделить сотрудников делопроизводственного подразделения, рядовых сотрудников подразделений, секретарей подразделений и личных секретарей руководителей, руководящий состав компании и ее подразделений.

Приведем примеры состава программ обучения для разных групп пользователей СЭД

Группа пользователей	Примеры программы обучения
Сотрудники канцелярии	· Работа с входящими документами · Поиск документов · Работа со справочниками (номенклатура дел, нумераторы и др.)
Сотрудники подразделений	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов)
Секретари подразделений	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов)
Личные секретари руководителей	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Замещение руководителя»
Руководители	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Мониторинг работы секретаря»

Для администраторов системы формируются отдельные обучающие группы и программа обучения.

Перед началом корпоративного обучения желательно, чтобы перед сотрудниками выступил авторитетный руководитель .

Например, для сотрудников отдела делопроизводства это будет руководитель отдела делопроизводства, при организации обучения для сотрудников отдела продаж –руководитель отдела продаж и т. д.

Руководитель расскажет о том, зачем проводится обучение, какие навыки сотрудники должны приобрести в результате обучения и как эти навыки будут использоваться ими в дальнейшей работе.

Руководитель должен обозначить зоны ответственности сотрудников и их задачи в части применения СЭД в процессе выполнения своих должностных обязанностей.

Небольшое выступление в течение нескольких минут способно не только мотивировать сотрудников активно использовать СЭД, но и повысить качество проведения корпоративного обучения, улучшить и облегчить процесс внедрения СЭД в компании в целом.

Виды и формы обучения

Среди вариантов обучения работе в СЭД выделим очное (дневное) и заочное обучение.

Обучение работе в СЭД возможно как на рабочем месте пользователя, так и вне рабочего места, при этом обучение вне рабочего места может проходить как на территории учебного центра компании, так и в форме дистанционного обучения.

Существует своя классификация и для форм обучающих:

• лекция;
• семинар;
• практическое задание;
• тренинг;
• консультация;
• производственная практика;
• самостоятельная работа и др.

При всем многообразии видов организации и проведения обучения на практике при внедрении СЭД используют несколько вариантов:

• очное обучение в группах;
• очное обучение отдельных сотрудников (индивидуальное обучение);
• дистанционное обучение.

Также возможна комбинация нескольких вариантов обучения.

Очное обучение в группах

Данный подход используется для массового обучения сотрудников. Формируются общие программы, по которым будут проходить обучение все сотрудники компании.

Очное обучение в группах обычно проводится перед промышленной эксплуатацией системы в тех компаниях, которые:

• имеют 12 и более сотрудников, работающих с СЭД;

• могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;

• могут выделить время для обучения своих сотрудников. Групповое обучение используется:

• при плановом массовом обучении пользователей с отрывом от производства;

• когда общее количество сотрудников для обучения в группах составляет от 8 до 80 человек;

• когда необходимо быстрое, эффективное и массовое обучение для запуска СЭД в эксплуатацию;

• при отсутствии ограничений по бюджету, когда компания готова оплатить очное обучение всех сотрудников;

• когда обучение организуется и проводится самостоятельно или с привлечением внешних консультантов компании, осуществляющей внедрение СЭД.

Основные характеристики очного обучения в группах

Этот подход к обучению является одним из самых популярных при внедрении СЭД.

На практике (при недостатке ресурсов) в качестве компромиссного варианта компании организуют обучение в очной форме хотя бы для одного сотрудника от каждого подразделения, который впоследствии, в свою очередь, сможет передать полученные знания коллегам по подразделению.

В рамках обучения формируются целевые группы, организуется обучающий класс, выделяется отдельное помещение.

Классы должны быть оборудованы компьютерами, чтобы каждый обучающийся мог пошагово выполнить все действия в системе по программе обучения.

Желательно, чтобы класс был также оборудован проектором и доской для записей, т. к. они удобны для демонстрации функционала системы и ответов на вопросы аудитории.

В ходе обучения принято рассматривать реальный процесс по работе с документами, используемый в компании.

Чем реалистичнее будет тестовый пример, тем лучше сотрудники усвоят знания и оценят практическую пользу от внедрения СЭД.

Формы группового обучения

Семинары

При этой форме обучения все сотрудники сначала прослушивают общий теоретический курс по принципам работы в системе, а затем выполняют практические задания на своих рабочих местах.

Преимущество данного подхода заключается в том, что пользователи изучают только необходимые им в работе возможности системы. В качестве недостатка можно выделить то, что все изучают ограниченную часть функционала системы и не знают о функциональных возможностях других подразделений.

Тренинги

В данном случае роли по работе с документом распределяют между участниками тренинга, и каждый участник выполняет свою часть задач по обработке документа с учетом своих реальных должностных обязанностей.

Из преимуществ такой формы обучения можно выделить возможность проследить пошагово весь процесс работы с документами, изучить более полно возможности системы. Из недостатков – зачастую сотрудники воспринимают такое обучение как время, потраченное впустую, что вызывает негативные реакции при работе в СЭД.

Очное обучение выделенных сотрудников

Очное обучение выделенных сотрудников проводится в компаниях, которые:

• имеют до 8–12 сотрудников, работающих с СЭД;

• могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.

Данный подход используется для обучения ограниченного количества сотрудников, а также руководителей подразделений или ответственных сотрудников подразделения (далее – сотрудники-тренеры), которые в дальнейшем будут обучать остальных сотрудников своих подразделений.

Основные характеристики очного обучения выделенных сотрудников

Вид обучения	Парное, групповое (в небольших группах); индивидуальное;
Метод организации	Вне рабочего места; на рабочем месте
Форма преподнесения материала	Углубленный семинар для небольшой группы сотрудников; индивидуальная консультация для каждого сотрудника
Место проведения	Обучение пользователей без отрыва или с минимальным отрывом от производства в классе/помещении или на рабочих местах
Количество участников	Не более 8–12 человек
Время обучения	Не более 1–2 часов

Очное обучение выделенных сотрудников проводится как на этапе опытной и промышленной эксплуатации СЭД, так и при приеме на работу новых сотрудников компании.

Нюансы мотивации сотрудников в вопросе самостоятельной организации обучения других пользователей необходимо решать еще до начала проекта.

Не заинтересованные сотрудники могут воспринять новые обязанности как дополнительную и ненужную нагрузку, что существенно повлияет как на эффективность их собственного обучения, так и на качество обучения других сотрудников.

Углубленные семинары

Очное обучение отдельных сотрудников обычно проходит в несколько этапов:

обучение сотрудников-тренеров осуществляется с привлечением внешних консультантов, а затем обученные сотрудники-тренеры самостоятельно обучают всех остальных пользователей системы.

В качестве преимуществ данной формы обучения можно отметить углубленное изучение функционала и экономию времени и ресурсов компании.

Из недостатков – не все сотрудники, работающие с системой, знают все функции и возможности системы, а это, в свою очередь, влияет как на эффективность работы самого сотрудника, так и на возврат инвестиций при внедрении СЭД в компании.

Индивидуальные консультации

Индивидуальное обучение на местах чаще всего проводится для руководителей.

Персональные консультации пользователей при работе в системе применяются как на первых этапах работы в системе для адаптации, так и на этапе промышленной эксплуатации.

Из преимуществ такого подхода выделим углубленное изучение необходимого функционала системы и индивидуальный подход к пользователю. Однако по затраченному на обучение времени данный подход уступает очному обучению в группах.

Дистанционное обучение

Дистанционное обучение сотрудников проводится в компаниях, которые:

• имеют более 100 сотрудников, работающих в СЭД;

• не могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;

• не могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.

Данный вид обучения используется для массового обучения сотрудников без отрыва от производства, в удобное для них время.

Инструменты, применяемые для дистанционного обучения, могут быть различными, к ним относятся:

• регламент, инструкция, руководство пользователя;

• обучающая презентация;

• видеоролик по работе с системой;

• электронный курс по работе с систе мой.

Основные характеристики дистанционного обучения

К дистанционному обучению прибегают на этапе промышленной эксплуатации и для обучения новых сотрудников компании.

Основная сложность при организации дистанционного обучения заключается в мотивации сотрудников.

Многие сотрудники не считают обучение работе в системе значимым для своей работы, надеются на своих коллег из соседних подразделений, которые покажут им, как все работает.

Но если не все сотрудники компании, работающие с документами, пройдут курс обучения СЭД, система будет использоваться неэффективно.

В результате понесенные затраты на внедрение системы могут не окупиться и такой проект с уверенностью можно будет назвать провальным.

Поэтому заранее нужно позаботиться о системе мотивации сотрудников и решить вопрос контроля за прохождением обучающего курса СЭД всеми сотрудниками компании.

При самостоятельном дистанционном обучении сотрудникам тяжело будет сосредоточиться на обучающем курсе, поэтому период освоения курса должен быть регламентирован и при необходимости разбит на несколько небольших этапов.

Чем меньше по времени будет обучающий курс, тем легче сотрудникам будет распределить свое время для прохождения обучения работе в СЭД.

Электронный обучающий материал

В качестве дидактического материала для дистанционного обучения могут выступать как регламент, инструкция и руководство пользователя по СЭД, так и специально подготовленные интерактивные материалы: обучающая презентация, видеоролик или электронный курс по работе с системой.

Главный принцип подготовки программы такого обучения заключается в следующем: чем меньше объем материала, тем быстрее сотрудник его изучит.

Не каждый сотрудник может позволить себе сидеть и изучать материалы по СЭД значительное количество времени, когда помимо этого ему необходимо выполнить весь объем своих основных профессиональных задач.

У данной формы подачи материала есть существенное преимущество: любой сотрудник в удобное для себя время сможет изучить возможности СЭД. В качестве недостатка выделим достаточно поверхностное изучение функционала СЭД.

Мотивация персонала

Почему так важна мотивация персонала при обучении работе в СЭД?

Нежелание обучаться работе в СЭД может быть связано как с отсутствием свободного времени, так и с низкой квалификацией сотрудника, с привычкой работать по старой схеме и т. д.

Представим себе ситуацию, когда компания оплатила проектирование и разработку СЭД, обучение сотрудников (а это порядка 30% от бюджета проекта), и наконец, система разработана и настало время обучать пользователей.

Рассмотрим пример неудачного подхода при организации обучения: работодатель издал приказ о проведении обучения, но непосредственный руководитель подразделения не проводил никаких дополнительных бесед со своими сотрудниками. Сотрудников просто уведомили, что им нужно пройти обучение, но не объяснили, зачем это нужно.

В результате будущие пользователи системы не понимают, насколько регламентировано обучение, поддерживает ли его их непосредственный руководитель, зачем им вообще нужно проходить обучение и на что повлияет факт его прохождения. Если ни на что не повлияет – зачем тогда проходить обучение?

Также если с сотрудников никто не снимает их основные производственные задачи на время обучения, то у них появляется дополнительная нагрузка, и помимо прохождения обучения им приходится задерживаться на работе для выполнения своих основных задач, при этом никаких премий, отгулов и других мотиваторов в компании предусмотрено не было.

Можно без труда спрогнозировать, как пройдет внедрение СЭД в такой компании и насколько оно будет успешным.

Все понесенные затраты на внедрение СЭД могут оказаться абсолютно не эффективными из-за невыполнения элементарных правил мотивации персонала, среди которых можно выделить следующие:

• поддержка сотрудников руководством на этапе внедрения и обучения СЭД;

• информирование сотрудников о цели проведения, задачах и результатах прохождения обучения сотрудниками;

• заранее продуманное планирование загрузки сотрудников на время обучения.

Для мотивации сотрудников и повышения эффективности внедрения СЭД, ускорения процессов подготовки и обработки документов используют показатели эффективности по работе в СЭД.

Например, если до внедрения СЭД в компании ежемесячное согласование и подписание договоров осуществлялось с существенной задержкой по времени, то показатель эффективности сотрудника при работе в СЭД можно привязать к количеству фактически согласованных и утвержденных договоров в месяц, а также к премии сотрудника.

Использование показателей эффективности по работе в СЭД дает ряд преимуществ: для сотрудника – повышение мотивации по скорости обработки документа и в целом по работе в СЭД, а для компании – увеличение ее ежемесячной прибыли.

Алгоритм подготовки процесса обучения

При подготовке процесса обучения при внедрении СЭД необходимо предусмотреть следующие этапы и работы:

1. Издание приказа по порядку прохождения обучения.

Руководитель компании издает приказ (распоряжение) по порядку прохождения сотрудниками обучения. Данный этап регламентирует порядок прохождения обучения и дальнейшее использование СЭД.

1. Формирование рабочей группы для внедрения системы и проведения обучения.

В компаниях издают приказ по формированию и составу рабочей группы для подготовки обучения работе в СЭД. Основная задача на данном этапе – определить ответственных за организацию и проведение обучения сотрудников.

В рабочую группу должны входить наиболее лояльные и активные представители от бизнес-подразделений, представитель отдела делопроизводства и ИТ-специалисты, внедряющие СЭД.

Наполнение тестовым набором данных и настройка справочников могут осуществляться как собственными силами, так и специалистами компании, в которой происходит внедрение СЭД.

Обучающие материалы будут различаться в зависимости от выбранной формы и подхода к организации обучения пользователей СЭД.

1. Проведение совещания с рабочей группой по программе обучения, работе в системе, ее настройке и администрированию.

Основная задача на этом этапе заключается в том, чтобы у всех участников рабочей группы было одинаковое понимание последовательности и принципов проведения обучения.

1. Подготовка системы к проведению обучения. Заполнение тестового набора данных, настройка справочников.

1. Выделение групп пользователей для обучения.

Пользователи, в т. ч. системные администраторы, группируются по ролям работы в системе.

1. Формирование списка обучающихся сотрудников.

Подготовка списка обучающихся сотрудников возможна с учетом формирования групп сотрудников по должностям и ролям пользователей в системе.

На этом же этапе осуществляется разработка шаблона ведомости посещения/прохождения курса для контроля организации и фактического проведения обучения сотрудников СЭД.

1. Подготовка целевой программы обучения пользователей.

Программа должна содержать общее описание базового функционала внедряемой СЭД (работа с задачами, работа со справочниками, поиск информации, формирование отчетов), а также специализированное описание функционала по модулям и подсистемам.

Также обучающий курс должен содержать список понятий и определений, чтобы все сотрудники однозначно понимали суть обсуждаемого вопроса.

1. Выбор формы организации обучения пользователей.

На этом этапе необходимо выбрать, очно или заочно будет проходить обучение сотрудников, в группе или индивидуально, в виде семинара или тренинга и т. д.

1. Подготовка детальной программы обучения с тестовыми примерами, обучающих и раздаточных материалов.

1. Подготовка плана-графика проведения обучения.

В плане-графике указываются планируемые даты проведения обучения, группы и Ф. И. О. сотрудников, которые будут проходить обучение.

1. Проведение корпоративного обучения.

На этом этапе руководитель объясняет основные цели и задачи использования СЭД, сотрудники проходят обучение, изучают возможности системы, выполняют практические задания. При необходимости сотрудники проходят аттестацию по итогам обучения.

1. Заполнение итоговых ведомостей.

По результатам прохождения обучения сотрудниками в некоторых компаниях готовят ведомости по курсу обучения. В ведомости указываются:

Ф. И. О. обучающегося, наименование структурного подразделения, должность, наименование курса обучения, дата проведения обучения, присутствие/отсутствие сотрудника, при наличии аттестации указывается полученная оценка.

1. Подготовка приказа о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в компании.

После разработки и настройки СЭД в компании и обучения пользователей работе с ней система вводится в промышленную эксплуатацию.

1. Использование и эксплуатация СЭД в основной деятельности обучившихся сотрудников.

Обучение может проходить в течение одного-двух месяцев – точный срок зависит от масштаба компании и количества обучающихся сотрудников.

Итак, мы подробно рассмотрели нюансы и алгоритм процесса организации обучения сотрудников работе во внедренной СЭД.

В заключение хочется подчеркнуть, что даже если поначалу СЭД может удовлетворять всем требованиям компании, без активного и полноценного обучения сотрудников она все равно будет использоваться неэффективно или, еще хуже, не использоваться совсем, и все старания и затраченные ресурсы окажутся напрасными.

Поэтому настоятельно рекомендуем вам уделить особое внимание организации обучения сотрудников вашей компании, учитывая при этом все ограничения ресурсов, тщательно продумывая систему мотивации сотрудников и показатели эффективности работы в СЭД.

Связанные статьи